KEJURUAN (FRONT OFFICE)

Front office hotel melaksanakan peran dan fungsi penting pada operasional hotel. Citra yang baik terhadap hotel ada pada departemen ini. Bagian ini sering diumpamakan sebagai jantung hotel atau tepatnya sebagai pusat kegiatan bagi hotel dan tamu.  Sebab dari sinilah sumber iinformasi dan instruksi ke berbagai departemen terhadap jasa pelayanan kepada tamu diberikan.

Fungsi operasional utama front office adalah ?
1. Menerima pesanan tamu
2. Menangani kedatangan, pendaftaran, dan penempatan kamar tamu
3. Melayani selama tamu tinggal di hotel dan melaksanakan keberangkatan tamu.

Untuk membantu pelaksanaan fungsi diatas, departemen ini terbagi menjadi beberapa sub bagian, yaitu : bagian pemesanan kamar (room reservation), porter/bell boy, pelayanan informasi ( information service), dan pelayanan penerimaan tamu (reception service)

Penerima tamu atau receptionist terdiri dari dua bagian, yaitu :
1. resepsionis siang (day receptionist)
2. resepsionis malam (night receptionist)

Kedua bagisn ini mempunyai fungsi yang sama, yakni menjual kamar dan fasilitas lain, namun ada tambahan lain untuk night receptionist yaitu membuat ikhtisar (summary) terhadap pekerjaan pada hari tersebut dan mempersiapkan pekerjaan untuk keesokan harinya.

Langkah -langkah menangani check-in :
1. Menyapa tamu dan menawarkan bantuan
2. Menanyakan apakah sudah reservasi sebelumnya
3. Menanyakan nama, untuk berapa orang, jumlah kamar yang dipesan, berapa malam menginap
4. Mengecek room status
5. Menawarkan kamar yang tersedia
6. Memasukkan kamar yang dipilih tamu ke system (Bloking room)
7. Meminta ID card tamu untuk di foto copy
8. Mengembalikan ID card, dan memberikan formulir registrasi dan meminta tanda tangan dan nomor telepon tamu.
9. Memberitahu jumlah harga kamar
10. Meminta pembayaran
11. Memberikan kunci kamar, kupon sarapan pagi, kupon welcome drink
12. Menjelaskan prosedur check-out dan fasilitas hotel
13. menawarkan special request seperti wake up call atau Koran setiap pagi
14. Menawarkan porter untuk membawa barang tamu ke kamar
15. Penutup

Langkah-langkah check-out:
1. Menyapa tamu dan menawarkan bantuan
2. Menanyakan nama tamu, nomor kamar dan kunci kamar tamu
3. Menayakan apakah masih ada barang di kamar
4. Mengambil tagihan tamu
5. menanyakan apakah ada transaksi terakhir, seperti minibar
6. Mengecek minibar
7. Menawarkan transportasi kepada tamu
8. Mengeprint tagihan tamu
9. Menanyakan pembayaran atau mengembalikan uang kepada tamu apabila depositnya lebih
10. Meminta tanda tangan tamu
11. Menawarkan apabila ada reservasi kamar selanjutnya
12. Mengingatkan tamu apakah barang-barang berharganya sudah tidak ada yang tertinggal di kamar
13. Penutup

Persyarakatan orang di departemen front office :
1. Kejujuran
2. Ketelitian
3. Berhati-hati
4. Dapat dipercaya
5. Bertanggung jawab
6. Cekatan
7. Penolong
8. Ramah dan rapi

Tugas kasir front office :
1. Menyiapkan rekening tamu
2. Menerima pembayaran
    - uang muka dari tamu
    - rekening tamu
    - penjualan tunai
    - penerimaan piutang
3. Melakukan pembayaran
    - pengembalian kepada tamu (cash refund)
    - pinjaman kepada tamu (paid out)
4. Menyetorkan jumlah uang yang diterima

Tanggung jawab kasir front office :
1. Pencetakan secara benar dari rekening tamu
2. Kebenaran dari uang yang diterima maupun yang dikeluarkan
3. Kebenaran dari pada jumlah uang yang disetor

Jenis-jenis pembayaran tamu :
1. Cash
2. Kartu kredit
3. Travel agent voucher
4. Company charge





                                                                     SELESAI